Basware: Viele leitende Angestellte in kleinen und mittelgroßen Unternehmen sind mit Finanzprozessen überfordert

Mitarbeiter räumen fehlendes Know-how und Unsicherheit bei Finanzprozessen ein

MÜNCHEN--()--Jeder dritte leitende Angestellte in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) fühlt sich nicht ausreichend qualifiziert, die Finanzstrategie des Unternehmens zu verstehen und zu unterstützen, Budgets festzulegen und den Zahlungsverkehr zu kontrollieren. Dabei gehört das klar zu deren Aufgabenbereich - davon sind 53 Prozent der Eigentümer kleiner und 59 Prozent derer mittlerer Unternehmen überzeugt. Diese Zahlen stammen aus einer Umfrage von Basware unter rund 560 Unternehmenseigentümern (davon 100 deutsche) und 1.400 Mitarbeitern mit Finanzverantwortung (davon 251 deutsche) in kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland, Belgien, den Niederlanden, Schweden, UK sowie den USA.

„Bei einer unruhigen Konjunktur haben KMU es besonders schwer, gegen die großen Wettbewerber zu bestehen. Zuallererst sollten sie die erfolgskritischen Prozesse optimieren, die besonders viele Ressourcen in Anspruch nehmen“

Zum Hintergrund: KMU, die eine kritische Größe erreichen, müssen die finanzielle Verantwortung vom Eigentümer zum mittleren Management abgeben. Die betroffenen leitenden Angestellten benötigen allerdings ein besseres Verständnis für ihre Finanzaufgaben: 45 Prozent haben kein Training zu finanziellen Grundlagen erhalten. Von hierarchisch höher gestellten Kollegen ist oft wenig Hilfe zu erwarten: 57 Prozent der Vorstandsmitglieder sind nicht dafür geschult, dieser Verantwortung nachzukommen.

Sowohl in Europa als auch in den USA wünschen sich rund ein Drittel der Befragten (28 beziehungsweise 33 Prozent) ein besseres Verständnis für die Steuerung der Unternehmensgelder. Bei den neu eingestellten Mitarbeitern fehlt das nötige Wissen oft genauso – in 35 Prozent der europäischen und 31 Prozent der amerikanischen Jobbeschreibungen wird die Bedeutung finanzieller Verantwortung gar nicht erwähnt.

Ein anderes Bild ergibt sich bei Betrachtung von Kleinstunternehmen mit maximal zehn Mitarbeitern. Rund die Hälfte der Eigentümer gab an, von keinem ihrer Mitarbeiter zu erwarten, sich mit finanziellen Prozessen zu beschäftigen. Bei 27 Prozent liegt die Verantwortung dafür bei der Unternehmensführung, lediglich bei 17 Prozent beim Senior Management.

Die Ergebnisse der Studie zeigen einen deutlichen Bedarf an schlankeren und vor allem einfacher zu handhabenden Prozessen: Im Durchschnitt verbringt jeder der 1.400 Befragten weltweit etwa zwei Tage monatlich mit finanzbezogenen Aufgaben.

Weitere Ergebnisse der Studie – bezogen auf deutsche KMU:

  • Verantwortlichkeiten: In Deutschland haben hauptsächlich die Geschäftsleitung (32 Prozent) sowie leitende Angestellte (38 Prozent) in KMU die Verantwortung für finanzielle Prozesse wie Budgetierung, das Festsetzen von Preisen oder die Vorgabe der strategischen Marschrichtung.
  • Geringe Automatisierung: Der Automatisierungsgrad von Finanzprozessen ist bei den befragten Firmen eher gering – nur 23 Prozent handhaben beispielsweise die Freigabeprozesse elektronisch. Dabei sind sich 34 Prozent sicher: Das manuelle Manövrieren von Rechnungen durch die einzelnen Abteilungen ist der anspruchsvollste Teil der Rechnungsbearbeitung, gefolgt von der Nachbearbeitung bisher unbezahlter Rechnungen.
  • Die größten Zeitfresser: Am zeitaufwendigsten bewerten 34 Prozent der Studienteilnehmer das Nachverfolgen unbezahlter Rechnungen, gefolgt von der Rechnungserstellung (29 Prozent) und dem Forecasting (21 Prozent).

Weitere Ergebnisse der Studie:

  • Unternehmensinterne Finanzvorschriften: 44 Prozent der europäischen Firmen gaben an, dass Ausgaben von ihren Finanzabteilungen kontrolliert werden, verglichen mit nur 18 Prozent in den USA.
  • Bindende Regeln für Unternehmensausgaben: 38 Prozent der Mitarbeiter aus Europa sagen, dass es ihnen nicht erlaubt ist, Kaufentscheidungen zu treffen. Dies gaben in den USA nur drei Prozent an.
  • Neue Verteilung von Kompetenzen: 21 Prozent der befragten Mitarbeiter in mittelständischen Unternehmen würden es befürworten, wenn sie in ihrem Aufgabenfeld selbst über Ausgaben entscheiden könnten. Das gilt auch für 14 Prozent in kleinen und sechs Prozent in Kleinstunternehmen.

„Bei einer unruhigen Konjunktur haben KMU es besonders schwer, gegen die großen Wettbewerber zu bestehen. Zuallererst sollten sie die erfolgskritischen Prozesse optimieren, die besonders viele Ressourcen in Anspruch nehmen“, erklärt Frank Wuschech, Geschäftsführer der Basware GmbH. „Eine von Basware weltweit durchgeführte Umfrage zeigt, dass die Finanzen vielen KMU Kopfschmerzen bereiten: Die Prozesse beanspruchen zu viel Zeit und vielen Angestellten fehlt das Know-how, die täglichen Aufgaben wahrzunehmen – unabhängig von Standort oder Größe. Neue Technologien können hier Abhilfe schaffen – Software, die sich vor Jahren nur für Großkonzerne rentiert hat, ist mittlerweile so weit ausgereift, dass sie sich allen Unternehmensgrößen anpasst.“

Studien-Steckbrief

Europa:

Mittelständische Unternehmen: 50-250 Mitarbeiter

Kleine Unternehmen: 10-50 Mitarbeiter

Kleinstunternehmen: bis zu 10 Mitarbeiter

USA:

Mittelständische Unternehmen: 50-500 Mitarbeiter

Kleine Unternehmen: 10-50 Mitarbeiter

Kleinstunternehmen: bis zu 10 Mitarbeiter

Über Basware

Basware ist mit mehr als 1 Million Anwendern in über 60 Ländern weltweiter Marktführer im Bereich Purchase-to-Pay. Die Lösungen von Basware verbinden bereits mehr als 1,9 Millionen Käufer und Lieferanten weltweit und optimieren den gesamten Prozess von der Bedarfsanforderung bis hin zur Rechnungsbearbeitung. Sie erlauben einen voll automatischen Prozess, beginnend beim Bedarf über Genehmigung, Bestellung, Auftrags- und Lieferbestätigung bis hin zur Rechnungsbearbeitung. So können Unternehmen ihre Liquidität verbessern, ihr Betriebskapital optimieren und ihre Finanzprozesse über den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess flexibel steuern.

Die Lösungen von Basware decken die Bedürfnisse von sowohl kleinen und mittelständischen als auch globalen Unternehmen ab und bieten Zugang zum Open Network. Sie sind verfügbar über die Cloud, als Installation vor Ort oder über Business Process Outsourcing. Basware vertreibt sie über eigene Niederlassungen in Europa, den USA und Asien-Pazifik, sowie über ein flächendeckendes Netz von Geschäftspartnern.

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